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Wenn es eine Sache gibt, die im Unternehmen viel Zeit verschwendet, dann sind es typischerweise Meetings. Woran liegt das? Die Hauptgründe liegen im Briefing, in der Vorbereitung und der Wertschätzung der Zeit. Andere gehen nicht so sorgsam mit Ihrer Zeit, wie Sie es selbst tun.
Produktivitätstip #1:  Briefing
  • Rechtzeitig: Wenn Sie der Veranstalter eines Meetings sind, dann stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer früh genug die Einladung erhält. Ein ausreichender Zeitvorlauf ist notwendig, damit die Teilnehmer Zeit haben, sich auf das Meeting entsprechend vorzubereiten.
  • Kurz und knapp: Halten Sie die Einladung so kurz wie möglich. Je kürzer die Einladung, desto größer die Chance, dass sie auch gelesen wird. Worum geht´s? Wann treffen wir uns? Wo treffen wir uns? Wer ist dabei? Was ist das Ziel?
  • Worum geht es? Teilen Sie in der Einladung konkret mit, worum es geht. Machen Sie mit maximal 2 Sätzen deutlich, was Ihr Hauptanliegen ist.
  • Was wollen Sie erreichen? Wenn Sie den Teilnehmern das angestrebte Ziel mitteilen, können Sie sich eine ausschweifende Agenda sparen. Jeder Teilnehmer sollte wissen, welche Unterlagen er dabei haben sollte, damit das Ziel des Meetings erreicht werden kann.
Produktivitätstip #2: Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich. 
Wenn die Teilnehmer bemerken, dass Sie deren Zeit respektieren, werden sie auch Ihre Zeit respektieren. Teilnehmer die bekannt dafür sind, regelmäßig zu spät zu kommen, werden sich schnell an die neue Marschrichtung gewöhnen. Sollte jemand zweimal nacheinander zu spät erscheinen, sollten Sie sofort klare Worte finden. Das ist respektlos Ihnen und den anderen Teilnehmern gegenüber. Das gilt übrigens auch, wenn diese Personen ihre Vorgesetzten sind. Gerade dann dürfen Sie das nicht durchgehen lassen.
Produktivitätstip #3: Erwartungshaltung klären
Beginnen Sie JEDES Meeting mit der Frage: „Was ist Eure Erwartungshaltung für dieses Meeting?“ Alternativ können Sie auch die Frage stellen: „Was muss passieren, damit ihr nach dem Meeting sagen könnt, die Zeit hat sich gelohnt?“
Nehmen Sie sich dafür 5 -10 Minuten Zeit. Listen Sie alle Punkte auf einem Flipchart auf. Steht kein Flipchart zur Verfügung, notieren Sie es auf einem Block. Holen Sie sich die Erwartungshaltung jedes Teilnehmers ein. Hängen Sie die Flipcharts an die Wand.
Diese Technik ist der wichtigste Tip den ich Ihnen geben kann. Mit keiner anderen Technik habe ich mehr Zeit gespart als mit dieser. Warum?
  • Jeder Teilnehmer hat andere Prioritäten. Ob Sie wollen oder nicht: Ihr Ziel ist nicht immer das Ziel Ihrer Teilnehmer. Mit der Frage bringen Sie Ihre Wertschätzung zum Ausdruck.
  • Die Teilnehmer haben die Möglichkeit „Dampf abzulassen“. Das Aussprechen und Aufschreiben der Punkte reicht häufig schon aus, um Spanungen abzubauen. So können Ihnen die Teilnehmer besser folgen, als wenn Sie mit Ihrem Problem beschäftigt sind.
  • Sie bekommen sofort und kostenlos einen schnellen Überblick über die aktuelle Lage in der Gruppe. „Probleme“ werden sofort bekannt.
  • Anhand der Auflistung können Sie vergleichen, ob es wichtigere Themen gibt, als das von Ihnen angestrebte Ziel.
  • Haben sie den Mut, ggf. Ihre Agenda über den Haufen zu werfen, wenn Sie feststellen sollten, dass es wichtigere Punkte gibt, als die bisherige Agenda.
Produktivitätstip #4: Reihenfolge festlegen
Wenn Sie alle Punkt aufgelistet haben, legen Sie gemeinsam mit den Teilnehmern die Reihenfolge fest. So stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Punkte besprochen werden und nicht die, die zuerst genannt wurden. Punkte mit geringere Priorität laden auf dem Themen Parkplatz. Die Zufriedenheit der Meeting Teilnehmer steigt überproportional, wenn die wichigsten Pinkten besporchen. Das sind nicht zwangsläufig die, die in der ersten Agenda gestanden haben.
Produktivitätstip #5: Reduzieren Sie die Menge der Meetings
Nehmen Sie sich etwas Zeit und überlegen Sie, welche Meetings überhaupt sinnvoll sind. Ich habe Situationen erlebt, wo sich Menschen zu Meetings getroffen haben nur weil es immer so war. Unglaublich aber wahr. Meetings sollten nur stattfinden, um Entscheidungen zu treffen.